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烟草行业合同管理指引(试行)
 

 

  第一章 总则

  第一条 为推动烟草企业的合同管理机制建设,防控合同法律风险,维护企业合法权益,根据《中华人民共和国合同法》等相关法律法规,结合行业实际情况,制订本指引。

  第二条 烟草行业各企业法人及其分支机构(以下简称烟草企业)对外签订、履行合同适用本指引。

  第三条 本指引所称合同是指烟草企业对外与自然人、法人或其他组织之间为设立、变更、终止民事权利和义务关系而签订的协议。

  烟草企业之间签订的卷烟和烟叶购销、加工合同,以及烟草企业与职工签订的劳动合同,依照行业相关规定管理,不纳入本指引的管理范围。

  第四条 加强合同管理制度建设,建立分级管理、归口管理、统一授权、审查会签、编号归档、监督检查的合同管理制度体系。

  第五条 加强合同管理信息化建设,在建立和完善合同管理制度的基础上逐步建立合同管理信息系统,优化合同管理流程,提高合同管理效率和水平。

  第六条 积极推行合同范本管理,及时整理日常惯用合同,组织编写和推广使用常用合同范本库,提高合同管理规范化水平。

  第七条 建立法律顾问介入机制,发挥法律顾问在合同谈判、起草、审查及合同纠纷处理方面的专业优势,提高合同法律风险防控能力。

  第二章合同管理职责

  第八条 烟草企业合同实行分级、归口管理。

  企业法定代表人(负责人)对本企业签订的合同负责。

  第九条 合同承办部门对合同的起草、签订、履行全过程负责,承担以下职责:

  (一)验证合同对方相关资质情况;

  (二)办理合同的谈判、起草、送审、签订等事项,对合同内容的真实性、完整性负责;

  (三)负责合同的履行,办理合同中止、变更、解除等事项;

  (四)负责合同档案资料的收集、保管、归档;

  (五)参与、配合处置合同纠纷诉讼、仲裁案件。

  第十条 办公室负责合同用印和档案的统一管理。

  第十一条 法规部门负责对拟签订合同进行合法性审查、参与重大复杂合同的谈判起草以及组织编写合同范本等职责。

  第十二条 财务部门负责对合同的资金收付审查和结算审核。

  第十三条 监察、审计部门负责对合同签订、履行情况的廉政、审计监督。

  第十四条 烟草企业应建立承办部门合同管理员制度。

  承办部门指定专职或兼职的合同管理员,负责本部门合同起草、合同送审、资料归档、合同履行等日常工作。

  第三章 合同签订

  第十五条 承办部门负责合同的谈判、起草等工作。重大复杂合同需要提请法规及其他相关部门参与的,承办部门应提前通知。

  第十六条 烟草企业对外订立的合同,一般应采用书面形式,能即时结清且金额较小的可采用其他方式订立。

  合同内容由双方约定,一般应包含当事人的名称或者姓名和住所、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法。

  合同用语应严谨、准确,对可能引起歧义的文字和非法定专用词语应在合同中进行专门解释。

  第十七条 承办部门应优先采用企业及其上级企业编制的合同范本。

  对于有特殊要求确需修改合同范本内容的,由合同承办部门提出意见,报法规部门审定修改。

  第十八条 合同正式签订前,承办部门负责人应在合同审批表内提出明确的合同初审意见并按照企业管理制度将合同报送有关职能部门审查,涉及资金收付的合同必须报请财务部门审查。

  合法性审查是合同签订的必经环节,合同未经法规部门审查,不得报请领导审批。

  第十九条 承办部门在合同报送审查时,应提供拟签订的合同文本、合同审批表、合同对方资质证明、确定合同内容的依据等材料。

  第二十条 合同审查部门依照企业有关规定对合同内容进行审查,审查过程中可要求承办部门补充与审查事项相关的各种资料,说明合同事项相关情况,承办部门应予以协助配合。

  第二十一条 法规部门负责审查以下内容:

  (一)合同内容合法性。审查合同主体是否合法,合同内容是否违反国家法律法规的强制性规定和行业政策,合同中引用的法规或技术规范是否有效等。

  (二)合同条款严密性。审查合同条款是否完备,各条款内容是否具体、明确、切实可行,合同双方权利义务是否明确、具体、对等,合同内容是否存在前后意思矛盾、词义含糊不清问题。

  (三)合同形式的规范性。审查签订程序是否符合法律规定,合同名称是否与合同的性质相符,合同信息与其他送审材料信息是否一致。

  (四)其他须审查的内容。审查是否有针对标的特性、交易对象特性、交易特有风险、违约特点设立实用性条款,是否对合同交易风险进行必要防控。

  第二十二条 法规部门对送审合同进行登记后,对合同进行初审,需要法律顾问审查的,及时将合同资料送交法律顾问审查;法律顾问提出的合同审查意见由法规部门审查决定是否采纳。

  第二十三条 审查部门应加强对审查意见的痕迹化管理,对重大问题的审查意见出具专门的合同审查意见书。

  承办部门应认真研究合同审查部门提出的意见,对合同内容进行修改完善;存在重大分歧的,报请领导组织有关部门负责人协商解决。

  合同审查应及时高效,对使用合同范本签订的合同应压减审查时间。

  第二十四条 烟草企业应建立合同签订审批制度。

  合同经审查部门审查通过后报领导审批,未经领导审批不得对外签订。

  烟草企业可根据合同金额或合同的重大复杂程度等因素合理划分合同审批权限。

  第二十五条 烟草企业应建立合同签订授权管理制度。

  加强内设机构工作人员的合同授权管理,除企业法定代表人亲自签订外,合同必须由法定代表人授权签订,各烟草企业可以结合实际情况实行常年授权或一事一授权;授权委托必须办理书面授权委托手续,委托代理人应在委托权限内签订合同。

  加强法人分支机构的合同授权管理,明确法人分支机构对外签订合同的权限范围,法人分支机构不得超过法人授予的权限范围对外签订合同。

  第二十六条 烟草企业应建立合同统一编号制度。

  合同编号由法规部门统一管理,对没有编号的合同不得加盖公章、档案管理部门不予归档。

  合同报送编号前,承办部门应对合同文本进行校对,保证领导审批意见、审查部门意见得到落实,授权委托、履约保证金缴纳等手续完备。

  实行全国烟草行业统一的合同编号规则,合同编号由15位数字组成(见附件1),确保每份合同都有唯一编号,不重复、不遗漏。

  第二十七条 烟草企业应建立合同专用章制度。

  根据企业印章管理的规定,加强合同专用章用印管理,指定专人负责统一用印,对合同专用章使用情况进行登记,确保所有对外签订的合同加盖合同专用章。

  按照合同正式文本确认的签约份数用印,严禁在合同的空白文本上盖章。

  第四章  合同履行

  第二十八条 合同依法成立,即具有法律效力。烟草企业应遵循诚实信用的原则,根据合同的性质、目的和内容全面履行合同义务。

  第二十九条 合同承办部门是合同履行的责任部门,应及时了解、掌握合同的履行进度,监督、确认合同对方的履约情况,严格依照合同条款组织好履约验收工作,完整收集保管好有关的单据、信函等原始文字资料,确保合同的实际履行和全面履行。

  财务部门应严格按照生效合同约定的条件和内容办理付款审核,承办部门负责提供付款证明材料,履行付款审批手续。

  第三十条 合同履行过程中,当事人就质量、价款或者报酬、履行地点等内容没有约定或者约定不明确,需要签订补充协议的,或有法定或约定的变更事由发生时,需要与合同对方协商变更合同的,应在签订书面补充、变更协议前,履行合同审查程序。

  第三十一条 合同履行过程中,有法定或约定的合同解除事由发生时,在解除合同前履行合同审查程序,合同审查部门对合同解除事由、合同解除相关条款和合同解除后果进行审查后,采取书面形式解除合同。

  第三十二条 合同履行有先后顺序的,如合同对方作为先履行方未履行或履行不符合约定的,承办部门应拒绝对方履行要求;烟草企业作为合同先履行方的,承办部门应先履行,但有确切证据证明合同对方存在丧失或有可能丧失履行债务能力的,可以报请领导批准后中止履行并及时书面通知合同对方。  

  第三十三条 合同未能正常履行时,承办部门应及时将不能履行情况通知有关部门,会商解决方案并将解决方案向主管领导汇报,同时采取保全相关证据等必要措施,避免产生经济损失或使风险扩大。

  发生合同纠纷诉讼、仲裁案件的,承办部门应按照行业法律纠纷案件管理办法的规定,积极配合法规部门实施案件处置工作。

  第五章 合同归档

  第三十四条 烟草企业应加强合同档案管理工作,建立合同资料统一归档制度,确保合同资料完整、准确、系统。

  推广合同档案信息化管理,通过办公平台等系统,加强合同资料电子文档的收集、保管和利用。

  第三十五条 合同签订后,承办部门应妥善保存合同相关资料,建立合同档案。

  合同材料应按照一项一卷的要求收集整理,包括但不限于:生效的合同文本,对方资质证明,合同签订过程中形成的谈判、招投标、审批文件,合同履行、变更、解除中形成的各种票证、信函、文件等原始资料;属于企业采购事项的合同,材料归档应符合行业采购管理规定的相关要求。

  合同签订后,承办部门应将一份已签订生效的合同文本原件送至法规部门存档备查。

  第三十六条 承办部门按年度将本部门履行完毕的合同档案移交档案管理部门保管,档案管理部门按照法规部门提供的合同编号顺序对各部门移交的合同档案进行统一管理。

  建立健全合同档案资料查阅、借阅手续,涉及国家机密、商业秘密的,应加强保密管理,不得随意借阅和复印。

  第六章 监督检查

  第三十七条 烟草企业实行重大复杂合同报请上级企业审核制度。

  重大复杂合同应在本企业相关部门审查通过后、正式签订前报上级单位进行法律审核。省级公司法规部门对所属单位的以下合同进行审核:

  (一)标的额较大的合同(具体数额由各省级公司根据合同类型确定);

  (二)涉及知识产权开发、使用、转让的合同;

  (三)与行业外的第三方合资、股权或整体资产并购、增资、企业合并、分立合同;

  (四)含有排他性投资、合资、合作条款或含有不竞争条款的合同;

  (五)法律关系复杂或其他可能对企业权利义务产生实质性重大影响的合同。

  报送审核的材料包括重大合同审核报告表(见附件2)及合同文本、法律审查意见书等合同起草审查中形成的所有资料。

  合同审核一般应在10个工作日内提出审核意见并向报

  送单位退卷。

  经审核对外签订的合同,由合同签订单位承担合同法律

  责任,审核不通过的不得签订。

  第三十八条 烟草企业应建立合同台账管理和统计分析制度。

  法规部门及时做好合同台帐的登记和统计分析,每半年汇总上报1次本企业及所属企业的合同台账,上报至总公司的时间分别为1月和7月的20日前。台账格式见附件3。

  第三十九条 烟草企业应建立合同管理检查制度。

  每年度法规部门会同有关部门对本企业和所属企业的合同签订、履行和管理情况进行检查,针对检查中发现的问题提出整改意见。

  第四十条 烟草企业应建立健全合同管理考核与责任追究制度。

  对合同管理成效显著的单位和个人予以表彰奖励;对合同订立、履行过程中徇私舞弊、滥用职权或严重不负责任,致使企业利益遭受损失的单位和个人,应按照企业有关规定追究责任。

  第七章 附则

  第四十一条 烟草企业根据本指引规定制订和修改本单位的合同管理配套制度,报上一级企业备案。

  以烟草专卖局、事业单位、多元化投资企业、境外投资

  企业名义对外签订合同的,参照本指引规定完善合同管理制度。

  第四十二条 本指引由总公司负责解释。

  第四十三条 本指引自2015年1月1日起施行。

 
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